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Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Inventur

Inventur: Allein der Name lässt bei vielen Unternehmern schon ein ungutes Gefühl aufkommen. Zum einen ist eine Inventur meist sehr kosten- und zeitintensiv, zum anderen kann die notwendige Prozedur auch an den Nerven zehren. Doch in den meisten Fällen ist die Frage gar nicht ob, sondern eher wie die Inventur möglichst effizient gestaltet werden kann, da sich diese nicht vermeiden lässt.

Gut vorbereitete Inventur spart Zeit

Wer einen Schlachtplan für die Inventur hat, der kann die Zeit, die dafür aufgewendet werden muss, deutlich verkürzen. Man sollte sich erst einmal ein paar grundsätzliche Fragen stellen, die das weitere Vorgehen erleichtern:

  • Welche Art der Inventur bevorzuge ich?
  • Wann soll diese durchgeführt werden?
  • Wie viel Zeit plane ich dafür ein?
  • Wie viel Personal steht mir dafür zur Verfügung?
  • Und als Motivation: Welche Folgen drohen mir, wenn ich die Inventur nicht durchführe?
Probleme bei der Inventur?

Welche Art der Inventur bevorzuge ich?

Diese Frage lässt sich relativ leicht beantworten: Verwende ich ein Warenwirtschaftssystem, dann laufen die Posten für die Inventur im Prinzip das Ganze Jahr mit und Bestände können auf Knopfdruck abgerufen werden. Das Problem: Es müssen dennoch alle Positionen gezählt werden und durch beispielsweise Diebstähle oder falsche Buchungen beim Warenein- und ausgang wird es sehr wahrscheinlich dazu kommen, dass es Diskrepanzen bei den Zahlen gibt. Das ist ein Punkt der sich auch durch größte Sorgfalt nur schwer eingrenzen lässt. Doch es gibt glücklicherweise andere Faktoren, die bei einer Inventur gut skalierbar sind.

Personalplanung bei der Inventur

Eine Inventur kann nur schwer nebenher und während des Tagesgeschäfts erledigt werden, da diese Aufgabe Konzentration erfordert und die Bestände für die Zeit der Inventur konstant sein müssen. Es ist daher wichtig, passend zu planen. Keiner der Mitarbeiter will bis spät in die Nacht beschäftigt mit Zählen sein, nur weil zu wenige Leute dafür veranschlagt wurden. Sollte man in der Vorjahresinventur mit den damals helfenden Mitarbeitern eine zeitliche Punktlandung hingelegt haben, dann müssen im aktuellen Jahr weitere Kapazitäten mit der Aufgabe betraut werden, denn in der Regel kommen neue Produkte hinzu, nicht alle Mitarbeiter sind gleich schnell und nicht zuletzt sollte man immer einen Puffer einbauen, denn es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Wer auf Kante plant, muss mit unangenehmen Überraschungen rechnen, die sich mit durchdachter Planung vermeiden lassen.

Welche Inventurart sollte durchgeführt werden und wann sollte das geschehen?

Bei der Stichtagsinventur wird an einem festgelegten Tag der Warenbestand aufgenommen und gezählt. Je nach Größe eines Unternehmens besteht auch die Möglichkeit diese Art der Inventur über bis zu 10 Tage zu verteilen, sofern in diesem Zeitraum alle Buchungen, die zur Warenbestandsänderung führen, nachvollzogen werden können. In der Regel ist der Stichtag der 31.12 eines jeden Jahres, da hier bei den meisten Unternehmen das alte Geschäftsjahr endet. Da sich ein solch großer Aufwand meist nicht in kurzer Zeit bewältigen lässt, gewährt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist, die jedoch die Inventur nur nach hinten verschiebt und alles ein Stück weit komplexer werden lässt. Wer also die nötige Personalkraft besitzt, sollte schauen, dass die Inventur an einem einzigen Tag durchgeführt werden kann.

Die Permanente Inventur ist mithilfe des Warenwirtschaftssystems nur bedingt einfacher, denn eine Sache kann einem kein noch so gutes Computerprogramm abnehmen: Das manuelle Zählen der tatsächlich vorhandenen Güter, die mit dem Bestand im System verglichen werden müssen.

Es empfiehlt sich im Übrigen in regelmäßigen Abständen eine freiwillige Inventur durchzuführen: Das hat zwei große Vorteile. Zum einen kann man beispielsweise in der Jahresmitte eine Einschätzung über den Warenbestand gewinnen und so einen Einblick in die Zahlen erhalten, den man in der Regel in dieser Form nur selten hat. Zum anderen kann man negativen Entwicklungen entgegenwirken und Lagerbestände abbauen, da diese meist Kosten verursachen, die sich vermeiden lassen.

Wie viel Zeit plane ich für die Inventur ein?

Das hängt ganz von der individuellen Beschaffenheit des Unternehmens ab. Große Unternehmen mit dutzenden Mitarbeitern und tausenden Warenbeständen, sollten auf jeden Fall gut planen, bevor eine Inventur durchgeführt wird. Zwar hilft der große Mitarbeiterbestand die zu zählenden Posten schneller zu erfassen, doch in der Regel ist der Warenbestand hier ungleich höher, als bei einem kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern. Je effizienter die Mitarbeiter arbeiten, desto schneller geht es voran und so sollten Bestände idealerweise in einem Tag erfasst werden, da jeder zusätzliche Tag zum Zählen zusätzlicher Maßnahmen bedarf, sofern es während der Inventur nicht möglich ist, laufende Prozesse zu pausieren – bei einem Onlineshop beispielsweise laufen weiterhin Bestellungen ein.

Welche Folgen drohen mir, wenn ich die Inventur nicht durchführe?

In den meisten Fällen ist es keine Option eine Inventur durchzuführen, sondern ein absolutes Muss. Wer die Inventur nicht oder schlampig durchführt, der riskiert eine genauere Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Dieses sucht explizit nach steuerlichen Ungereimtheiten, die die Inventur betreffen. Sollten Fehler oder Diskrepanzen bei der Buchhaltungsführung auftreten, so kann der entsprechende Prüfer Schätzungen für den Umsatz und Gewinn vornehmen. Meist fallen diese Schätzungen nicht zugunsten des Unternehmens aus und so kann es zu Steuernachzahlungen kommen, die je nach Größe des Unternehmens existenzgefährdend für einen Betrieb werden können. Es gibt deshalb zwei wichtige Punkte bei der Inventur, die absolute Priorität haben: Zum einen muss unbedingt auf Vollständigkeit geachtet werden, denn jeder nicht erfasste Warenbestand ist ein grob fahrlässiger Fehler. Zum anderen sollte bei der Inventur absolute Sorgfalt an den Tag gelegt werden, denn Diskrepanzen bei den Beständen führen zu Ungereimtheiten bei den Soll-Zahlen, die man als Unternehmen wohl oder übel erklären muss. Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Inventurlisten geführt und jeder Bestand doppelt geprüft werden.

Positiv bei der Inventur bleiben

Es ist eine große Aufgabe, aber eine, um die man als Unternehmen nicht herumkommt. Deshalb gibt es nur eines zu tun: Positiv bleiben und die Sache bestmöglich zu einem Abschluss bringen. Sieht man es aus betrieblicher Sicht, so ergeben sich bei der Inventur schließlich auch Chancen. Man kann seine Strategie überdenken, Ursachenforschung bei Diskrepanzen bei den Warenbeständen betreiben und Steuern sparen, wenn man akribisch arbeitet. Eine gut durchgeführte Inventur beruhigt so das eigene Gewissen und man kann als Geschäftsführer voller Zuversicht auf das kommende Geschäftsjahr blicken.